Quel est le rôle du secrétaire et du Trésorier ?
Le secrétaire du CSE est chargé de l’élaboration conjointe de l’ordre du jour avec l’employeur, de la rédaction du procès-verbal de réunion, de la gestion administrative courante et de la communication auprès des salariés. Le trésorier du CSE gère les deux budgets du CSE, le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles (ASC), assure le suivi comptable, de la trésorerie et la conformité aux obligations légales du CSE. Tous deux exercent des responsabilités civiles et pénales et bénéficient d’une protection contre le licenciement liée à leur mandat.
Secrétaire et trésorier sont les deux piliers du bureau du CSE. Leurs missions engagent leur responsabilités civile et pénale et conditionnent le bon fonctionnement du CSE tout entier.
Face à la diversité des situations rencontrées par les élus du CSE (taille de l’entreprise, organisation du CSE, niveau d’expérience du bureau), plusieurs approches de formation existent, chacune apportant un éclairage complémentaire sur ces fonctions clés.
C’est pourquoi nous avons choisi de réunir dans cet article, l’ensemble des points abordées à travers nos différentes formations Secrétaire du CSE et Trésorier du CSE. En fonction des besoins spécifiques de chaque CSE, Composya oriente les élus vers le programme le plus adapté, afin de leur garantir le meilleur accompagnement possible.
La désignation, le statut et la place du secrétaire au sein du bureau
- L’élection du secrétaire et, le cas échéant, la désignation d’un secrétaire adjoint du CSE
- Les moyens mis à disposition : information, planning et agenda social
- La protection contre le licenciement attachée au mandat
- Le règlement intérieur du CSE : contenu, durée, règles d’adoption et de diffusion, et rôle du secrétaire dans ce contexte
La préparation et l’animation des réunions du CSE
- La préparation des réunions préparatoires et plénières
- La rédaction de l’ordre du jour, selon le principe de l’élaboration conjointe avec l’employeur
- Les inscriptions de plein droit à l’ordre du jour
- L’ordre d’examen et la formulation des points à l’ordre du jour : méthode et points de vigilance
- La gestion des désaccords
- L’animation et la coordination pendant les réunions
- L’articulation des rôles entre secrétaire et président du CSE
- La gestion de l’absence du secrétaire et les modalités de son remplacement
- Focus sur la dernière réunion du CSE sortant et la réunion de mise en place du nouveau CSE
Un jeu de rôle permet aux élus de s’entrainer à présenter et défendre un ordre du jour, une mise en situation particulièrement utile pour anticiper les points de friction avec l’employeur.
Le procès-verbal de réunion : rédaction, adoption et diffusion
- La responsabilité de la réalisation du PV
- Le contenu et la forme du procès-verbal
- Les délais applicables à sa rédaction et à sa diffusion
- Les règles d’adoption et de diffusion du PV
- Les intérêts et les limites
- Au-delà du PV : les autres formes de communication du CSE auprès des salariés
Les attributions courantes et le rôle financier du secrétaire
- La gestion des affaires courantes et de la correspondance du CSE
- La procédure de gestion des dépenses
- Le rôle financier du secrétaire, en soutien du travail du trésorier : grandes règles comptables, approbation annuelle des comptes, rapport d’activités et de gestion du CSE
- La responsabilité de l’instance dans la gestion des activités sociales et culturelles (ASC)
- Le cas du personnel employé par le CSE et la responsabilité de l’employeur associée
- Représentation en justice du CSE
- Focus RGPD : la gestion des données personnelles des salariés et son impact sur les pratiques du CSE
- La communication sur l’installation des budgets du CSE auprès des salariés
Statut, responsabilités et interlocuteurs du secrétaire
- Les interlocuteurs internes du Secrétaire CSE : président du CSE, bureau, membres élus, membres de la CSSCT, représentation syndicale, salariés
- Les interlocuteurs externes du Secrétaire CSE : inspection du travail, experts, URSSAF, fournisseurs, prestataires
- Les règles de confidentialité applicables au secrétaire
- La responsabilité du comité, sont étendue et ses limites ainsi que le délit d’entrave
- Les possibilités de recours d’une entrave au fonctionnement du CSE par l’employeur
Cette formation permets aux élus désignés trésorier du CSE, ou souhaitant le devenir, de :
- Devenir acteur dans les prises de décision du CSE
- Distinguer les différentes ressources du CSE
- Cerner l’impact de l’évolution de la méthode de calcul de l’assiette sur le montant des budgets
- Analyser les possibilités de transfert entre les budgets, leur opportunité et leurs conséquences
- Distinguer les différents types de comptabilité selon la taille de l’instance
- Mettre en place des outils de gestion comptable adéquats
- Lister les dépenses relevant du budget de fonctionnement et des ASC
- Se positionner de façon argumentée sur la politique sociale de l’instance
- Evaluer la pertinence d’une prestation au regard de son régime fiscal et de son impact sur le pouvoir d’achat des salariés
- La consultation du bureau du CSE et la désignation du trésorier adjoint
- La place du trésorier par rapport aux autres élus et la coordination du comité
- Le règlement intérieur du CSE et les missions qui y sont attachés au trésorier
- Les moyens à disposition du trésorier : crédits d’heures, liberté de déplacement, droit à la formation
- Le recours aux experts et les règles de financement applicables
- La protection contre le licenciement liée au mandat de trésorier
Les deux budgets du CSE : fonctionnement et activités sociales et culturelles
- La définition et le suivie des deux budgets : Budget de fonctionnement / budget des ASC
- La subvention de fonctionnement et la subvention des activités sociales et culturelles
- L’assiette de calcul des budgets et son évolution
- Les règles d’imputation d’affectation et de transfert entre les budgets
- L’utilisation du budget des ASC et du budget de fonctionnement
- Le choix des prestataires dans le cadre des ASC
Un temps d’échange est dédié aux opportunités et inconvénients d’une transfert entre budgets, ainsi qu’aux critères d’attribution des ASC, invitant les élus à se positionner de façon argumentée sur la politique sociale de leur CSE.
- La comptabilité de droit commun et les comptabilités différenciées selon la taille de l’instance ;
- La gestion des comptes bancaires du CSE et le suivi de la trésorerie et des mouvements bancaires ;
- Les processus de paiement, le contrôle des factures et des engagements ;
- L’arrêté et l’approbation annuelle des comptes ;
- Le rapport annuel d’activités et de gestion, ainsi que le rapport sur les conventions réglementées ;
- Le bilan de fin de mandat et la conservation des documents comptables.
Les outils de gestion comptable du trésorier
- Le budget prévisionnel ;
- Le règlement intérieur et le règlement des activités ;
- La mise en place des budgets prévisionnels et l’engagement des dépenses.
Le cadre fiscal des activités sociales et culturelles et les règles URSSAF
- Les règles URSSAF applicables aux prestations du CSE ;
- La distinction entre prestations soumises à cotisations et prestations non soumises à cotisations ;
- Le contrôle URSSAF
Un travail permettant aux élus d’évaluer, à partir de cas concrets, la pertinence d’une prestation au regard de son régime fiscal et de son effet sur le pouvoir d’achat des salariés, un exercice précieux pour explorer de nouvelles pistes d’aide ou de participation du CSE.
- L’information des membres du CSE et des salariés sur l’utilisation des budgets ;
- La valorisation du rôle du trésorier dans la stratégie globale du comité.
Comme le secrétaire, le trésorier engage sa responsabilité civile et pénale dans l’exercice de son mandat, notamment en matière de tenue des comptes et de gestion des fonds du CSE. La formation permet d’en mesurer précisément l’étendue et les limites.
Une pédagogie active pour ancrer les acquis
Ces formations Secrétaire et Trésorier du CSE reposent sur une pédagogie variée, conçue pour favoriser l’appropriation concrète des notions abordées :
- Méthode transmissive : exposés, apports théoriques, conseils ;
- Méthode interrogative : quiz, QCM ;
- Méthode co-active : échanges, interactions, jeux de rôle, formalisation d’un plan d’action ;
- Auto-évaluation sur l’atteinte des objectifs ;
- Évaluation de satisfaction, à chaud et à froid.
Pourquoi plusieurs formations pour un même rôle ?
Le rôle de Secrétaire CSE et celui de Trésorier du CSE recouvrent des réalités très différentes selon la taille de l’entreprise, la maturité du dialogue social ou l’expérience du bureau en place.
C’est pourquoi COMPOSYA propose plusieurs approches de formation pour chacune de ces fonctions, chacune mettant l’accent sur des dimensions complémentaires : cadre légal et statutaire, animation des réunions, gestion budgétaire, obligations comptables, ou encore relations avec les interlocuteurs internes et externes.
En fonction du besoin exprimé par le CSE, prise de fonction, montée en compétence, préparation d’un nouveau mandat, sécurisation d’une pratique existant, COMPOSYA oriente les élus vers le programme le plus adapté à leur situation, afin de leur garantir un accompagnement réellement sur-mesure et répondant aux besoins des CSE.
Votre CSE mérite un accompagnement à la hauteur de ses missions
Vous vous reconnaissez dans ces situations ? Vous souhaitez que vos élus gagnent en impact, en cohésion et en crédibilité ?
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